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標準股份:敏捷協作 有效內控

西安標準工業股份有限公司是國內工業縫紉機行業的龍頭企業,在成立股份有限公司后的十年時間中發展迅速,形成了以西安為中心,3家生產基地、9家營銷公司網絡遍及全國的縫紉機研發、生產、銷售行業領軍企業。隨著企業規模不斷擴大,標準股份公司、異地管理、內部協作溝通的要求不斷增強。在此情況下,標準股份經過多方評估調研,最終選擇了中國協同第一品牌致遠A6協同軟件作為核心管理工具,從而實現全員協同辦公,業務運轉高效,異地管理明確的管理目標,助推企業快速發展。

一、企業簡介

西安標準工業股份有限公司(以下簡稱:標準股份600302·SH),是中國縫制設備行業的龍頭企業。1999年組建,2000年12月正式在上海證交所上市交易。標準股份前身為創建于1946年的上?;莨ぬこ?。

標準股份是國內綜合實力最強的縫紉機生產基地。擁有國家級技術中心、行業第一個博士后科研工作站。產品系列包括“標準”牌高速單針平縫機、高速雙針平縫機、高速繃縫機、高速包縫機、特種縫紉機、服裝自動生產線等300多個品種,年生產能力80萬臺。其“標準”牌工業縫紉機是“中國名牌”、“中國馳名商標”、“國家免檢產品”,是國家商務部確定的出口重點扶持品牌。公司先后通過ISO9001、ISO14000以及歐盟CE等多項國際認證。

二、信息化現狀

標準股份十分注重企業信息化建設,以企業信息化戰略在激烈的市場競爭中不斷取得領先地位。為此,標準股份:

1. 根據其管理、生產、設計的需要,先后采用CIMS(計算機集成制造系統)、CAD(計算機輔助設計)等技術,使其融入標準股份公司的管理系統。

2. 采用致遠A6協同辦公系統,實現企業跨地域管理與企業內部管控。

三、管理難點

標準股份隨著企業規模的擴大,標準股份選擇A6協同解決以下問題:

1. 標準股份位于西安總部和3個生產廠、9個營銷公司之間的跨地域的溝通協作困難,跨地域遠程交互辦公手段缺乏,文檔交換傳輸效率低。

2. 企業內部異地管控難,信息共享難,業務執行中的權責不夠明確。

3. 提高全員IT應用水平,加強企業綜合競爭力。

四、關鍵價值

1. 模板協同,有效內控

通過A6“表單+模板”的模板協同,將企業紙介合同評審表轉換為電子表格供大家填寫,并預置審批流程,供管理層進行審批。

這樣,遍布全國的銷售機構能快速地將銷售合同傳遞到總部進行審批,且流程清晰、各節點意見明確,理清了審批流程,提高了審批效率,也讓標準股份原先合同審批規范在信息化條件下“落地”,形成明確的系統權限與協同流程,有效地保障了標準股份合同審批的質量與效率。

◆ 預先定義好的“合同評審表”將需要審批的要點以及審批節點清晰列出,發起者、審批者一目了然。

◆ 清晰、明確的審批流程,讓標準股份原有的合同審批管理制度由紙面上的印刷文字變成了可視化流程,哪個節點處理了,哪個節點沒有處理都可顯現出來,發起人可及時催辦未處理者,加快了合同審批處理速度。

◆ 模板協同讓企業管理制度不知不覺地“落地”到員工每一步執行當中。除此以外,處理過程與流程中處理人的意見歸集到一起,形成了有效地知識沉淀。

2. 文檔管理,讓知識有效沉淀

標準股份對于建設學習型企業,對于企業的知識管理十分看重,在A6上線之初,就要求標準股份所有下屬部門、工廠、銷售公司全員應用文檔管理???,實現了企業內部跨地域的文件資源的共享、存儲。同時,將企業在生產管理過程中產生的知識沉淀下來,不僅有利于企業信息回溯,更有利于員工的快速學習。

◆ 標準股份充分利用文檔管理和預歸檔功能。例如生產廠將其生產、制造、品質管理等相關文檔都歸集到A6中,通過授權管理制度,在保證知識能夠在受控、有限的范圍內傳播的同時,還能夠保證員工的學習,實現構建學習型企業的目標。

3. 自由協同,跨地域、跨部門協作更便捷

在標準股份,需要跨部門、跨地域的溝通協作的事情有很多,且很多工作無法通過結構化表單方式展現出來,且需要審批對象也不定。之前通過電話、傳真、電子郵件、郵寄等方式來進行,時間長、效率低、跨部門信息對稱難,沒有信息的沉淀,讓工作的協調處理變得困難。

通過A6協同,利用A6獨有的自由協同,讓問題一掃而光。

◆ 異地銷售部門員工就產品問題發起協同,并在流程中設定要求相關研發、技術部、銷售等相關部門同事對此問題做出反饋。

◆ 通過A6可視化流程,振蕩回復功能,可以了解整個事件的處理過程和處理意見。而且整個事件的緣起、處理的過程、處理的結果都被協同原原本本地記錄下來,構成了一體化文檔,在配以預歸檔的文檔管理功能,能夠有效地沉淀整個事件,沉淀企業的管理知識與管理技能,完美實現企業內控管理的要求,并由此保障標準股份事件執行的高效,有效幫助企業領導做出正確的判斷決定。

五、應用感受

A6的引入,以其先進的技術,有效地整合了資源,顯著地提升了管理效益,使得企業的辦公效率大大提高,辦公成本大幅節約,改變了傳統的辦公方式,增強了事務處理的過程控制,打破了傳統辦公的空間限制和時間約束。

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