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中國郵電器材集團:協同背后,激活集團企業的全員信息化

“這是我做銷售這么多年來簽的最厚的一份合同,有300多頁,每篇簽字手都快抽筋了,簽約的日子我還記得非常清楚”致遠協創京津大區總監王化福不禁感慨。 

2006年2月28日,國內最大的通信終端產品銷售企業和通信工程建設企業中國郵電器材集團公司(以下簡稱中郵電),經過近半年的比較和選型,在10多家知名OA廠商中不斷徘徊,最終將“繡球”拋給了致遠協創A6。 

如果將中郵電OA選型之路比做一次相親的話,那在眾多的“美女”中,A6不是最搶眼的,而是最樸素的。正是A6秀外慧中的氣質贏得了中郵電的傾心?!癆6簡潔的界面,清晰的??檣杓?,易學易用的特性是我們最終選擇它的原因”中郵電信息技術部總經理姜作旭一邊點著鼠標批閱公文,一邊述說著中郵電與A6的故事。 

A6易用性:撥開“信息化恐懼癥”的陰霾 

在瞬息萬變的信息時代,靈活創新的中小企業越來越活躍,而擁有雄厚資本的國有企業卻顯得有些低沉。盡管國有企業是最早開始啟動信息化的先鋒,但是由于企業員工的信息化水平差異大,因為全員推進企業信息化就出現了阻礙,甚至讓部分員工對這種新事物產生了恐懼感。 

中郵電作為由國務院國有資產監督管理委員會管理的中央大型國有企業同樣面臨這樣的尷尬?!疤翟勖欽庖凳┤畔⒒?,這能行嗎?”在電梯中,中郵電的一位員工無意中表露出了自己的心聲??蠢?,中郵電想推進全員信息化還真不是件容易事。 

2005年,隨著中郵電組織機構規模的擴大,業務領域的延伸,中郵電發現如此龐大的機構管理起來難度很大。因此,05年7月,中郵電成立了信息技術部。新部門成立的第一件事就是要上OA系統?!拔頤塹筆幣材罅稅押?,上OA 肯定有利于企業發展,但大家能不能真正用起來呢?”中郵電信息技術部總經理姜作旭也為此事犯了難。因此,操作簡單,易學易用成為中郵電選擇OA系統的標準之一。同時,這也是中郵電選擇致遠協創a6的關鍵所在。 

2006年4月24日,中郵電百余名員工第一次接受A6產品使用的培訓和上機體驗。經過致遠協創培訓講師的講解和親自指導,中郵電的員工慢慢消除了心里的擔心,與A6開始了第一次親密接觸。平日里常用的業務流程在A6中都可以找到對應的模版,參加培訓的員工雖然第一次使用A6,但并沒有產生陌生感,心中的疑慮即刻煙消云散,提高全體員工信息化的意識。致遠協創A6系統就這樣順利走進了中郵電,走進了每一個人的工作中。 

A6k:規范管理一鍵完成 

隨著中郵電集團規模的擴大,業務范圍不斷延伸。近年來,中郵電通過更新觀念,轉變思路,開拓經營,在保持原有業務水平基礎上,持續推進國際貿易和物流,使其保持穩定增長。作為中郵電業務中的重要部分,國際貿易和物流的日常工作流程自然也能在A6中找到它們的行蹤。 

A6辦公平臺中,中郵電國際貿易部設置了精細的流程,各種國際招標項目以及合同的審批都能在協同辦公系統中一鍵完成。原來沉甸甸的紙質招標文件搖身一變,成為電子文檔,投標時可以大家可以輕裝上陣。以前各項文件的審批總是壓在老總桌子上,遲遲不能批復,讓工作節奏一下子慢了起來。總是有人抱怨“不就是簽個名,蓋個章嘛,要等這么長時間”,主管領導出差在外,不便審批,造成文件積壓。A6這位管家可是個工作狂,它不僅要以最快的速度將文件傳遞出去,如果處理不及時,A6的催辦功能就發威了。 

中郵電直屬企業中郵普泰以手機銷售為主營業務。普泰的所有工作流程已經都在A6上實現。比如,日常工作中的價格體系調整、手機上市的請示流程、廠家價格補償報告以及分銷商的審批都通過在A6中設置固定流程來實現,避免了因記不住復雜的流程而找錯審批部門的尷尬。 

除了日常文件的審批,銷售人員的差旅費、通訊費、交通費也被A6一“網”打盡。A6協同管理平臺將各項制度通過可視化的固化流程體現,實現了企業各項管理制度落地,讓這些思想的精華真正在企業運營中散發光芒。 

當一厚摞管理制度遇到A6,復雜就變簡單?!拔頤竊闖霾罨乩幢ㄏ蓯且蝦芏嗵?,今天這部門領導不在,明天那位主管開會,就是批不了?!敝杏實縉仗┕鏡南廴嗽畢衷諼扌柙儻說P?,即使沒有回到公司,也可以在A6平臺上,把差旅費等提提交等待審批。如此一來,大大節省了報銷的周期,銷售人員也不再為此擔憂。 

A6進駐中郵電之后,逐漸被員工接受,并成為工作中的一件隨身工具,必不可少?!跋衷?,一看到待辦事項里面還有沒有處理的協同,就覺得一天的工作沒做完,心里不踏實”這是中郵電員工普遍的心里寫照。 

A6平臺性:異地協同管理輕松實現 

打開中郵電的網站,一個醒目的菜單小窗口吸引了眼球,點開一看,長長的下拉菜單讓人吃了一驚,眾多分支機構的名稱赫然顯現,這就是中郵電這家集團企業的龐大機構。 

中郵電集團現有12家全資子企業、多家控股企業、合資企業、參股企業。集團公司主營業務包括通信終端產品銷售和物流、通信工程建設、國際貿易和國際展覽等眾多領域,絕對屬于航空母艦級的集團企業。2004年,中郵電集團公司總資產83億元,凈資產18億元,年銷售收入超過150億元。 

看到這一連串另眾多企業羨慕不已的數字,中郵電的管理層可是沒有心思抱著成績享清福。中郵電集團好比一棵繁茂參天的古樹,它有著發達的根系,哪里營養充沛就向哪里延伸。集團12家分公司遍布全國,員工總數上千人,機構龐大,實力雄厚必然帶來高收益,但隱藏在一片“好景”背后的卻是管理層的困惑。 

隨著集團的不斷壯大和在全國的移動終端銷售的展開,中郵電的管理層發現,即使是每日不停歇得各地奔走,處處考察,也無法全面了解每一家子公司的運營狀況,把寶貴的時間都耗費在了路途上,徒勞無用。 

OA系統的啟用,似乎是解決這種尷尬的最佳途徑。致遠協創A6協同管理系統就好似一位“管家”,中郵電的大小事務都瞞不過它。公司制度變更了,廣州的銷售機構斷貨了,某員工家里有事請假了,全部都被A6管家詳細記錄。 

A6協同辦公系統一期建設實現了集團和本部各部室、中郵普泰公司、中郵設備公司、中郵捷訊公司、中郵展覽公臺搭建,集團內部和這些公司的員工均納入系統的服務和管理范圍之中。各直屬公司及控股公司在A6系統中各以一個單獨的虛擬部門體現,每個單位只有少數關鍵崗位的員工可以加入該虛擬部門。 

一個平臺,多家公司聯動,打通了部門之間,集團與分支的溝通阻隔,讓信息真正流動起來?!懊刻於嫉酶止敬蠔眉復蔚緇?,發無數個傳真,就光應付這些日常事務就占了大多時間,弄得手忙腳亂的?!敝杏實緙虐旃業拿厥樾⊥踉諉枋鍪褂肁6前的工作狀態時總是說“我的電話永遠占線”。

A6從進入中郵電的第一開始,就不受電話兄弟、打印機大叔和傳真妹妹的歡迎。 

A6的在線呼叫搶了電話的飯碗,文檔共享和傳遞讓打印機無用武之地,公文管理功能更是讓傳真受了冷落。原來最受領導寵愛的“章”家族也被A6的電子簽章搶了風頭。 

各類文件提交和審批全部在線實現,一鍵完成。來到中郵電集團,人們每天說的最多的一句話就是“給我發協同吧!” 

A6粘性:全員上線 一個都不能少 

晚上9:00打開中郵電的A6系統,一個數字令人震驚,看看首頁顯示的在線人數:30。中郵電的協同辦公系統從來就沒有冷清過。 

“一年半的時間,中郵電從最高管理層到一般員工,人人協同。公司50歲以上的老同志都養成了協同辦公的習慣?!敝杏實縲畔⒓際醪孔芫斫饜穸訟6一期使用效果非常滿意。因此,深化A6應用,增加并發數,讓更多的員工都來享受協同,成為中郵電二期開發的主要任務。 

2007年2月,致遠協創的培訓講師再一次為中郵電作大規模專門培訓,這回的學員都將成為各自公司或部門的A6專家,保證人人都能夠計入協同大軍的隊伍中。 

A6二期工程的實施主要以深化總部的應用和定制個性化需求為核心。一期使用階段過程中,由于每個人的信息素質不同,對A6的使用程度參差不齊。因此,一期階段采用了協同和紙質文件并存的方式。這次二期啟動,首先要實現的則是全部實現無紙化辦公,所有的公文收發,文檔傳遞,通知公告以及文件審批全面在A6系統上一氣呵成,將企業信息化進行到底。 

致遠協創在二期建設中為中郵電“量體裁衣”,對中郵電在A6使用過程中產生的新需求進行開發和定制。比如,原來,發放的工資條不見了,電子工資條每月將按時到達個人桌面,各項費用核算一目了然。工資條管理插件的加入以及產品SP包讓A6在中郵電的觸角延伸范圍更廣。 

同時,A6二期增加了120個并發。至此,中郵電有1000多人擁有A6帳號,日常在線超過400人。一期階段,部分子公司只有關鍵部門的核心人員才有帳號,而且帳號在集團處統一管理。因此,子公司的很多員工一直都在A6的邊緣徘徊,可謂只聞A6,不見其能。二期的啟動讓更多的人參與其中,人人都處于協同系統中,方便溝通。 

中郵電與A6的二期握手不僅轉變了傳統的辦公方式,讓員工“粘上”自動化的辦公方式,更重要的是將協同理念深入人心。人人處于協同狀態中,讓遺漏的信息無處可藏,讓協同管理的價值也能在中郵電生根開花。 

無論是文檔共享,在線呼叫,還是表單模板,公文審批,只要日常辦公用得著的,A6基本都想得到。有人說協同軟件就像咖啡因,只要接觸它就會上癮,戒不掉。每天上班第一件事就是處理協同,每晚上網時總要登陸協同系統看看哪位在線,順便聊上幾句,每次出差可以不帶筆和紙,但一定不能忘了筆記本電腦,因為只要有網就得上協同看看,這種場景在中郵電已經成為常態。A6的易用性是推動中郵電這家大型國企全員信息化的關鍵一招,它讓人人溝通便順暢,讓層層審批變簡單。 

中郵電千個帳號全部激活,全員上線,協同辦公的夢想已經實現。易用、務實的A6協同管理系統將中郵電企業信息化的大門完全打開。未來,在這扇企業信息化大門背后,將演繹出更多協同的精彩,將講述更多A6的故事。

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