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步長集團:辦公費用3個月節省52萬

編者按:步長集團是國內知名制藥企業。其生產的步長腦心通以腦心同治為特色,對動脈硬化所致腦血液循環障礙性腦缺血發作、腦血栓、腦出血以及冠狀動脈粥樣硬化所致的冠心病有良好的治療效果。步長集團的腦心通打通了冠心病患者的腦血循環,為廣大患者帶來了福音;而步長集團自身,借助致遠軟件協同OA軟件這一信息化的企業管理工具,打通了步長之“腦”(集團總部)和步長之“手”(分公司、事業部等執行機構之間)的經脈循環,實現了戰略執行的有效落地,通暢了內部的信息傳遞,有效提高了辦公效率,在步長內部詮釋了“變則通,通則久”這一古訓。

中醫認為:“通則不痛,痛則不通?!?

《易》有云:“窮則變,變則通,通則久?!?/span>

當前經濟環境的不景氣,讓每一個行業的每一家企業都處在“冬天”的包圍之中,大批企業倒閉已經不能算是新聞,“取暖過冬”已經成為當下企業第一要事。

冷風吹下的醫藥企業

并不是每個行業都會“直面”冷風吹。

醫藥行業由于其具有剛性需求,使得業內企業雖然受到經濟?;某寤?,影響有限,但仍然會影響到醫藥企業的發展。作為中國經濟的一部分,國內醫藥行業必然受制于大環境;藥品尤其是中藥、原料藥出口會帶來不利影響;同時,經濟?;驢綣埔┚尥吩諗訪朗諧⊥V退跛?,必然會加大在國內市場的投入,讓國內制藥企業面臨著更大競爭。

此外,我國制藥企業“一小二多三低”與醫藥流通企業“多、小、散、亂、差”狀況仍然存在,面對經濟不景氣,面對國際企業競爭擠壓,產品主要依靠仿制、企業抗壓能力弱的情況已到了刻不容緩的地步,企業亟待深化變革。

此時,現在正是企業的 “痛”、“窮”之時,企業要生存、要發展,就要“變”、就要“通”,這樣才能夠“久”。

變:“管理靠文件、辦事認簽呈,溝通用電話”

陜西步長集團是國內大型制藥企業,成立于1993年8月28日,是一家集醫藥研究、生產、銷售和診療服務、教育為一體的高科技健康產業集團。十五年的發展,步長已成為擁有十個事業部、二個醫藥研究院、十個藥廠,十個GAP種植基地、一所大學、二家醫院,總員工逾萬人的大型集團型企業。2007年,在全國醫藥企業中步長排名第17位,實現銷售收入23億元,近幾年連續實現50%以上的年增長率。其產品步長丹紅注射液、步長腦心通等藥品已經家喻戶曉。

有知名的品牌與產品,有相當的市場份額,步長在這個“冬天”面臨不是生存的問題,而是通過管理水平、管理效率的提升,開源節流、向內挖潛,在“冬天”中穩固市場、擴大市場,在“春天”到來的時候以更快的速度發展。

在發展中,步長已形成自己一套管理運營體系。第一,步長集團的生產和銷售兩個環節是獨立的,生產體系的制藥公司只負責生產各類藥品,并以集團內的定價銷售給營銷體系的各個事業部(以產品線劃分,對外稱醫藥銷售公司),各營銷事業部在將其產品線上的藥品以銷售的價格銷售出去。這就形成了一個復雜的交叉體系,每個營銷體系的事業部都要跟生產體系的每個制藥公司打交道,反之亦然。第二,除了外地的制藥廠和分公司等部門以外,步長集團主要管理運營部門都集中在陜西。第三,步長集團的內部管理中簽呈是其核心管理方式。集團內部各種申請、審批的事項,都是通過簽呈的方式進行審批、流轉。發起者先將需要審批的事項、緣由等填好,之后按照主管領導級別向上進行簽字來完成審批工作。這就要求員工對審批流程相當熟悉,且當主管領導在公司的情況下才能完成審批工作。第四,步長集團的決策和日常管理,有相當一部分是由公司董事長做最終的裁決。董事長每天工作異常繁忙,當他出差或者不在公司的時候,整個事件的最終審批裁定工作也會因此遲滯下來,忙的時候也只能通過電話匯報、傳真的方式來解決,但仍不能滿足企業管理的需要。

“那個時候,集團的許多簽呈,因為審批人出差等原因,不能立刻辦理,自然就給拖下來了。遇到十分緊急的必須立刻處理的,才由秘書電話請示匯報后辦理。集團一位副總也曾說過的:‘我辦事從來不拖,到我手頭的簽呈我都是立即處理,怎么還有人抱怨說審批效率低呢?’”這是步長集團當時的真實寫照。步長也把自己的管理模式總結為:“管理靠文件、辦事認簽呈,溝通用電話”。

集團總部的“腦”與執行機構的“手”之間的通路,已經逐漸不適應企業目前發展的需要?!巴叢蠆煌ā?,管理中的痛點已為步長管理者所感受,組織機構的擴大、溝通成本提升、效率下降給步長帶來無形的損失?!巴ㄔ蠆煌礎?,步長需要通過“藥物”來打通通道,讓“腦”、“手”暢通。

通:OA建設帶來思想改變

經過一段時間的觀察和了解,步長集團決定引進一套OA系統作為提升企業執行效率,降低行政辦公費用,堵住管理上的“跑冒滴漏”的“藥”,做好向內挖潛與節流的工作,做好打通“腦”、“手”通道的工作,為企業更快發展添把信息化之“柴”。

恰在此時,致遠軟件管理“落地”講座恰在西安舉辦,步長集團總裁也獲邀參加此次管理“落地”講座。通過此次管理講座,步長認識到了企業發展,財務信息化和生產管理信息化不完全的,同樣還需要組織行為學理論指導下的組織信息化與辦公信息化系統來做支撐。隨后,步長集團專門邀請管理講師耿啟亮(《管理思想如何落地》一書作者)到步長集團本部講授管理“落地”課程,更新、提升其管理干部對信息化的認識,也為步長集團引入致遠A6協同管理軟件鋪平了道路。

致遠A6自2008年3月落戶步長之后,圍繞著提升步長集團組織管理信息化、辦公自動化的展開了一系列的工作。經過為期三個月的調研、實施、系統安裝調試、培訓、試運行等工作之后,系統于7月1日正式上線運行。步長開始了其挖潛節流、向管理要效益、深化企業管理、打通“腦”“手”的協同之旅。

久:腦手通暢帶來大收益

在步長集團的系列產品中,步長腦心通是其中的知名產品之一。其“腦心同治”的原理,恰與協同OA軟件的應用之道不謀而合。協同OA正是運用了“腦”、“手”同治的道理,打通“腦”“手”通道,提高“腦與手”的運作效率,大大減少了通訊、紙張、傳真、耗材等辦公費用,讓隱形費用消失于無形。

據初步估算,步長集團OA系統應用后的2008年3季度,相比2007年同期,在銷售收入提高了30%的情況下,通訊、郵寄、紙張等辦公費用降低了36%達52萬元。 對于這個成績的取得,步長集團經過分析,認為主要有以下四個原因:

首先,協同的應用,實現了集團/職能部門/事業部的公告/通知/新聞等信息的電子化發布。OA系統上線之前,步長采用紙介傳播,打印、派發(外地還需要郵寄)、簽收、轉發等煩瑣過程,往往一個公文、公告的發布,需要花一天時間。而現在,輕輕點擊鼠標,與該發布信息相關的人員、部門、乃至整個集團都能在第一時間收到,有效減輕了集團內管理部門特別是總裁辦的工作量。信息發布這一基礎應用,在步長集團內部有更深的意義:協同系統不僅保證了發布信息準確為受眾所接收,減少了時間消耗以及紙張和人工費用,更為重要的是,它有效地規范了步長內部人員經常登錄OA系統,養成了協同辦公的習慣。

經統計,系統上線第二個月即8月份,使用OA員工人數增加了12.9%;工作日平均日登錄系統人數(并發數)增加了17.5%;月發布公告/新聞總數增長了44.0%。

第二,OA應用規范了企業的管理模式。特別是在要害職能部門——總裁辦、人力資源部、財務部、物流供給部等的應用,由于這些職能部門與集團內每一個機構都要打交道、發生各種各樣的關系,負責各種審批事項,規范化管理就成了第一要務。利用“表單+流程”的模板協同模式,將之前部分簽呈表做成了具有明確填寫規范要求的表單,再輔以相應審批流程,很好地為以上部門解決了規范化管理這一難題。以采購表單為例,通過設定規范化的采購模板與采購審批流程,可以明確要求審批發起人明確填寫采購原因與采購需求,并根據事先定義的審批流程在總裁辦、財務部與物流供給部之間流轉、審批,最大限度地解決了之前采購簽呈中的申請原因不清、缺少主管領導或者財務簽字以及涂改假冒等問題,也避免了物流供給部由于審核不嚴格而形成的誤采購等問題,有效地規范了步長內部行政辦公管理。為此,步長要求凡是涉及到總裁辦、人力資源部、財務部與物流供給部的審批申請,必須從A6協同中發起,其他方式一概不接受。這是因為步長集團認為OA應用要取得成效,就在于“OA的使用不能停留在個體的協同上,一定是要在部門層次上的應用”。到8月底,OA中月發起的協同總數增長了52.8%;月協同涉及人員總數增長了64.6%。月人均處理協同次數增長了46.1%。

第三,新系統的應用,還必須考慮到步長原先的管理方式與管理習慣,同時也是由于公司內的管理事務是不可能完全做成表單化形式。因此需要將原先的簽呈表保留,做成可以在OA中流轉的電子簽呈表。利用A6的自由協同模式,步長很好地實現了簽呈審批的電子流轉模式,讓步長員工在享受便捷的信息化辦公同時,最大限度地保留了原有的工作習慣,最大程度降低了員工對新辦公方式的抵觸和陌生情緒。信息化的簽呈形式的應用,極大地減少了員工因為提送簽呈所消耗的時間。得益于互聯網和B/S架構,也讓經常身處外地、不在辦公室的領導在任何一個能上網,有IE(Internet Explorer)的地方就能夠隨時處理公司事務,極大地提高了步長審批的速度與效率,有效地減少了企業隱形成本。

第四,實現工作處理的有效時間管理。在OA系統上線之前,步長授權規定了事務的辦理過程,也要求各級管理人員盡速辦理各項工作,但由于實際工作中沒有時間管理的機制,很難規定或檢查工作的辦理是否“盡速”,是否達到了辦理時間要求,也很難把整體工作效率提上去。現在,每件協同事務都被如實記錄了發起人、發起時間、審批人、審批時間,如果在協同中設置了處理時限,系統還會自動判斷協同的處理是否超出了時限要求。這種對事務處理時間進行管理的機制,有力地督促所有員工快速有效的處理協同事務,從而有效的提高步長整體工作效率。

這一連串的數字說明了協同OA系統步長集團的應用是成功的。通過協同OA的應用,步長明確了事務處理時間、加快了事務處理效率、提高了事務處理的規范性,實現了企業向內挖潛節流、向管理要效益的要求,讓步長集團不論是寒冷的“冬天“抑或是火熱的”夏天”,都能夠走在企業管理的前列。OA應用帶來了步長管理的“變”、“通”,進而為幫助步長集團實現樹“百年企業”的長“久”夢想提供了強大的助力。

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