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企業從采購、生產、銷售,到全面預算對一個迅速變化且無法預測的買方市場,只有把各種能力綜合起來,才能在競爭中立于不敗之地。為了提高核心競爭力,企業需要采取多種先進的制造技術和管理方法,并做出快速響應。而實現按期交貨,滿足客戶需求,第一個環節就是采購。采購作為制造型企業生產經營活動的初始環節,是供應鏈企業之間傳遞需求信息的接口,實現供應鏈無縫鏈接,提高供應鏈企業的同步化運作效率的關鍵,直接影響著生產經營過程、企業業績,并構成企業競爭力的重要方面。因此在企業逐漸重視供應鏈管理的今天,不得不研究新的采購管理模式,以適應新的條件下企業對采購管理的新要求。

采購作為企業運作的核心環節,具有舉足輕重的地位。由于采購會直接影響供應渠道總物流活動的效率,更多的企業認識到需要在企業中建立起符合國際規范的管理模式、借助于現代化的計算機管理手段來不斷提高自身的管理水平和企業的綜合實力,使人在管理中的積極作用得到更好的發揮。

致遠軟件通過提供可視化的編輯工具——業務生成器(見前面章節介紹),可以實現輕量

級的采購流程管理,將采購管理中需要審批的流程加以體系化、電子化的落地,同時可將審批的數據按照企業自身的需要進行存儲,并在后期通過統計查詢模板的配置,為領導層提供直觀的圖形化數據統計,從而為其作出決策提供底層支撐。

致遠協同辦公平臺提供的采購管理設計如下圖:

1.1采購計劃

一般而言,在采購之前首先要做制造、采購分析,以決定是否要采購、怎樣采購、采購什么、采購多少以及何時采購等。

在制造、采購分析中,主要對采購可能發生的直接成本、間接成本、自行制造能力、采購評標能力等進行分析比較,并決定是否從單一的供應商或從多個供應商采購所需的全部或部分貨物和服務,或者不從外部采購而自行制造。

采購計劃一般由供應部門(物控部)負責發起,評審流程則根據不同的企業有不同的管理制度。

由于致遠協同辦公平臺擁有靈活直觀的流程配置方式,因此可以滿足企業的多種工作場景,支持串、并行,以及帶條件的分支流程,可以協助企業實現管理制度的硬性落地。

未使用專業信息管理軟件的企業可能需要多個崗位、多個部門去協調,電話郵件跟進等,對于所有相關的數據也不能進行統一管理,而專業的ERP軟件則存在水土不服的情況,不能夠完全符合企業的特色管理,而通過致遠業務生成器則能利用較少的工作量搭建符合需要的業務應用流程,并可隨時了解當前流程處理狀況,掌握節點的處理延期等。

1.2供應商管理

伙伴關系已經成為了供應鏈企業之間合作的典范,因此,要充分體現供應鏈的管理思想,對供應商的管理就應集中在如何和供應商建立雙贏的伙伴關系以及維護和保持這種關系上。好的供應商是供應鏈的關鍵環節,傳統企業與供應商的關系是一種短期的、松散的、競爭對手關系,這樣一來會出現價格上的波動、質量上的不穩定及供貨期的不可靠現象,無法滿足不斷變化著的需求。因此必須建立起一套完整的選擇與評價體系,為與供應商建立戰略合作伙伴關系打下基礎。

平臺可為供應商信息建立底表,在該表格中設計與供應商相關的各種信息,在流程中產生的信息都可在流程審批完成后回寫至該供應商底表中,從而實現供應商的準入,過程管理,及評價等流程以及信息的保存。

1.3比價管理

一般的企業會遵循以下流程:供應商開發/選擇——>詢價——>比價——>議價——>單價變更。

1.4采購訂單管理

長期合作的購銷雙方中會有一份基本合同,稱為框架協議。之后每次采購的具體信息就以訂單為準。因此訂單是合同的一個重要組成部分,具有法律效力。

在常規合同中包括訂立合同雙方的名稱、地址、貨物名稱、數量、品質、交貨時間、結算方式、雙方的責任和義務、爭議處置、合同生效和終止的條件等條款完整的文件,需要相關部門進行審批。

1.5質量檢驗

采購環節主要涉及來料品質檢驗,指對采購進來的原材料、部件或產品做品質確認和查核,即在供應商送原材料或部件時通過抽樣的方式對產品進行檢驗,并最后做出判斷該批產品是接收還是退換,即IQC(Incoming Quality Control)。

IQC是企業產品在生產前的第一個控制品質的關卡,如把不合格品放到制程中,則會導致制程或最終產品的不合格,造成巨大的損失。IQC不僅影響到公司最終產品的品質,還影響到各種直接或間接成本。

在制造業中,對產品品質有直接影響的通常為設計、來料、制程、儲運四大主項,一般來說設計占25%,來料占50%,制程占20%,儲運1%到5%。綜上所述,來料檢驗對公司產品質量占壓倒性的地位,所以要把來料品質控制升到一個戰略性地位來對待。

?來料檢驗

對供應廠商所送貨物,按照驗收檢驗(技術)標準,工作指示用最好的測量系統進行檢驗;

檢驗員的主要工作是來料檢驗,而IQC檢驗可簡述為對外協、外購物料的全部或其主要特性參照該物料的相關標準進行確認;或對其是否符合使用要求進行確認的活動。檢驗員的職責就是嚴格按照有關的技術文件標準和物料操作指導書,按照操作指導書的指引,一步一步的完成各項操作,從而完成各種類型物料的檢驗,完成送檢物料的合格與不合格的判定。

企業可將IQC過程中需要評審的內容在協同辦公平臺中實現。

?處理物料質量問題

IQC還要對檢驗過程中發現的質量問題進行跟蹤處理,以及生產和市場反饋的重大物料質量問題的跟蹤處理,并在IQC內部建立預防措施等。

?統計、反饋

統計來料接收、檢驗過程中的質量數據,以周報、月報形式反饋給相關部門,作為供應商的來料質量控制和管理的依據。

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